Beschaffungsstrategien für Onlineshops auswählen

Eine Beschaffungsstrategie legt fest, wie ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht und welche Beziehungen es zu seinen Lieferanten aufbaut. Für einen Onlineshop beeinflusst diese Wahl Kosten, Lieferzeiten, Qualität und die Abhängigkeit von einzelnen Bezugsquellen.

Dabei gibt es nicht eine einzige Liste von Beschaffungsstrategien. Unternehmen treffen Entscheidungen auf mehreren Achsen: Sie wählen die Zahl und den Standort ihrer Lieferanten, entscheiden zwischen externen Anbietern und eigener Kontrolle über Lieferkettenstufen und bestimmen, wie eng sie mit Lieferanten zusammenarbeiten.

Beschaffungsmodelle lassen sich nach mehreren Achsen kombinieren

Die Kategorien beschreiben unterschiedliche Eigenschaften einer Beschaffung. Ein Händler könnte etwa mehrere Lieferanten in einer nahe gelegenen Region nutzen und zugleich mit ihnen eng zusammenarbeiten. Das sind kombinierbare Entscheidungen, keine sich ausschließenden Alternativen.

Ein Lehrmodell von Brent Bolton ordnet Beschaffungsansätze außerdem als viele oder wenige Lieferanten, strategische Allianzen, vertikale Integration, Joint Ventures sowie Keiretsu-Netzwerke und virtuelle Unternehmen. Diese Einteilung betrachtet vor allem Lieferantenbeziehungen und Organisationsformen. Sie ergänzt Ansätze nach Lieferantenzahl oder Standort, ersetzt sie aber nicht als allgemeingültige Gesamtliste.

Einzel- oder Mehrfachbeschaffung

Bei der Einzelbeschaffung hängt eine Produktkategorie oder ein Artikel von einem ausgewählten Lieferanten ab. Das kann die Abstimmung vereinfachen und eine engere Beziehung ermöglichen, erhöht aber die Abhängigkeit von dieser Quelle.

Bei der Dualbeschaffung teilen sich zwei Lieferanten das Geschäft; Mehrfachbeschaffung verteilt es auf mehr als zwei. Weitere Lieferanten können Alternativen schaffen, Abhängigkeit verringern und Wettbewerb ermöglichen. Dafür muss der Händler mehr Lieferanten koordinieren. Welche Aufteilung passt, hängt von der Kategorie und dem verfügbaren Lieferantenmarkt ab.

Lokal, nahe oder global einkaufen

Lokale Beschaffung kann kürzere Lieferwege und einfachere Kommunikation ermöglichen. Nearshoring bedeutet, Lieferanten aus einer näher gelegenen Region einzubeziehen; die beschriebenen Vorteile umfassen kürzere Lieferzeiten als bei weiter entfernten Quellen. Globale Beschaffung kann Zugang zu internationalen Fähigkeiten oder Kostenmöglichkeiten eröffnen.

Diese Ansätze liefern keine pauschale Kostengarantie. Bei der Auswahl zählen die tatsächlichen Lieferzeiten, Versandkosten, Kommunikationsbedingungen und Risiken der jeweiligen Bezugsquelle. Für einen Händler, dessen Produktverfügbarkeit von einem verlässlichen Nachschub abhängt, gehört die Lieferzeit deshalb neben dem Einkaufspreis in die Bewertung.

Externe Anbieter oder vertikale Integration

Bei vertikaler Integration übernimmt das Unternehmen Lieferkettenstufen in den eigenen Besitz. Rückwärtsintegration reicht in Richtung der benötigten Vorprodukte, Vorwärtsintegration in Richtung Vertrieb; eine ausgewogene Integration verbindet beide Richtungen. CIPS beschreibt als mögliche Vorteile mehr Kontrolle über Qualität und Abläufe. Zugleich erfordert die Integration erhebliche Investitionen, erschwert den Wechsel zu anderen Lieferanten und kann das Unternehmen stärker treffen, wenn die Nachfrage sinkt.

Für einen Onlineshop ist das eine Abwägung zwischen Kontrolle und Bindung von Ressourcen. Die Übernahme einer Lieferkettenstufe ist daher nicht automatisch die risikoärmere Wahl. Ein externer Anbieter lässt eine andere Lieferantenbeziehung zu; eigene Kontrolle kann dafür Investitionen und geringere Wechselmöglichkeiten mit sich bringen.

Transaktionale oder partnerschaftliche Zusammenarbeit

Lieferantenbeziehungen reichen von einfachen oder zugelassenen Anbietern über bevorzugte Lieferanten bis hin zu leistungsorientierten und stärker partnerschaftlichen Modellen. Ein transaktionaler Ansatz kann zu standardisierten Waren passen, für die es viele Alternativen gibt. Eine engere Zusammenarbeit ist eher dann relevant, wenn Leistung, gemeinsame Verbesserungen oder zusätzlicher Wert zählen.

Bei der Lieferantenauswahl sollte der Stückpreis nicht allein entscheiden. Die Gesamtbetriebskosten, auch als Total Cost of Ownership bezeichnet, berücksichtigen zusätzlich etwa Lieferung, Wartung und Betrieb. Je nach Beschaffungskategorie können außerdem Qualität, Zuverlässigkeit, Service, Lieferfähigkeit, finanzielle Stabilität, Kapazität, Risiko, Vielfalt und Nachhaltigkeit eine Rolle spielen.

Die Kraljic-Matrix verbindet Versorgungsrisiko und Kostenwirkung

Die Kraljic-Matrix ordnet eine Beschaffungskategorie nach zwei Fragen: Wie hoch ist das Versorgungsrisiko, und wie stark wirkt sich die Kategorie auf Kosten oder Gewinn aus? CIPS beschreibt vier Felder mit unterschiedlichen Beschaffungsansätzen.

Die Einordnung hilft, die Beziehung zum Lieferanten an die Bedeutung und Verwundbarkeit einer Kategorie anzupassen. Bei einer Hebelkategorie kann der Händler Angebote vergleichen und Zielpreise nutzen. Bei einer Engpasskategorie ist dagegen die Versorgungssicherheit wichtiger, auch wenn die Kategorie nur geringe Kostenwirkung hat. Für Routinegüter nennt CIPS Standardisierung und effiziente Systeme; bei kritischen Kategorien steht eine leistungsorientierte Partnerschaft im Vordergrund.

Ein hypothetisches Beispiel für einen Onlineshop

Angenommen, ein Shop bezieht ein Produkt mit hoher Kostenwirkung von einer Kategorie mit hohem Versorgungsrisiko. Nach der Kraljic-Matrix wäre das eine kritische Kategorie. Eine leistungsorientierte Partnerschaft wäre dann ein passender Ansatz. Der Händler müsste dafür das tatsächliche Risiko und die Kostenwirkung dieser Kategorie ermitteln, statt sie allein nach dem Produktnamen einzuordnen.

Ein Artikel mit vielen akzeptablen Bezugsquellen und hoher Kostenwirkung könnte dagegen in die Hebelkategorie fallen. Bei geringem Risiko und geringer Kostenwirkung käme eine Routinekategorie infrage. Die Einordnung richtet sich in jedem Fall nach den konkreten Lieferantenalternativen, dem Risiko und der Kostenwirkung.

Strategische Beschaffung beschreibt den Ablauf, nicht den Typ

Sourcing bezeichnet die Suche, Bewertung und Auswahl von Lieferanten. Procurement umfasst den umfassenderen Beschaffungsprozess, darunter Einkauf, Prüfung, Zahlung und Lieferantenmanagement. Eine ausführlichere Einordnung der Begriffe für den E-Commerce bietet unser Beitrag zu Sourcing und Procurement im E-Commerce.

Strategische Beschaffung ist die wiederkehrende Arbeit, Ausgaben und Lieferantenmärkte zu analysieren, eine passende Strategie zu wählen, Lieferanten auszuwählen, Konditionen auszuhandeln, die Entscheidung umzusetzen und die Ergebnisse zu prüfen. Ein von Poonam vorgestellter Ablauf gliedert diese Arbeit in sieben Schritte:

1. Beschaffungsmöglichkeiten identifizieren.
2. Den Lieferantenmarkt analysieren.
3. Eine Beschaffungsstrategie entwickeln.
4. Lieferanten auswählen und bewerten.
5. Verhandeln und Verträge schließen.
6. Die Entscheidung umsetzen und Lieferanten steuern.
7. Ergebnisse laufend verbessern und überprüfen.

Andere Abläufe gliedern einzelne Aufgaben anders. Entscheidend für die Strategieentscheidung bleibt die Unterscheidung zwischen dem gewählten Modell und dem Prozess, mit dem das Unternehmen es auswählt und verwaltet.