Per un negozio online, il sourcing è il focus giusto quando è ancora da decidere quale fornitore scegliere; il procurement è la responsabilità più ampia quando occorre gestire l’acquisto dall’esigenza iniziale fino all’ordine, alla ricezione e al pagamento.
I termini descrivono attività diverse, non per forza ruoli o reparti separati. In una piccola attività, la stessa persona può valutare i fornitori e poi seguire l’acquisto; è comunque utile distinguere le decisioni sulla scelta da quelle sull’esecuzione.
Sourcing e procurement a confronto
| Aspetto | Sourcing | Procurement |
| Obiettivo | Individuare e selezionare i fornitori più adatti. | Ottenere beni o servizi attraverso un processo di acquisto più ampio. |
| Attività tipiche | Ricerca, valutazione, confronto delle offerte e, in alcuni modelli, negoziazione o gestione del fornitore. | Definizione dell’esigenza, sourcing, ordini, ricezione, controlli delle fatture e pagamento. |
| Orizzonte | Può essere tattico e immediato oppure strategico e di lungo periodo. | Collega le decisioni strategiche alle operazioni ricorrenti di acquisto. |
| Costo e rischio | Valuta prezzo insieme a qualità, affidabilità, servizio e rischi del fornitore. | Gestisce i controlli e l’esecuzione dell’acquisto, compresi ordine, ricezione e pagamento. |
| Rapporto con il purchasing | In genere orienta la scelta del fornitore prima dell’acquisto. | Spesso comprende o coordina il purchasing, cioè l’esecuzione operativa dell’acquisto. |
Il sourcing decide quale fornitore risponde meglio all’esigenza
Il sourcing identifica, valuta e seleziona i fornitori di beni o servizi. Può includere ricerche di mercato, qualificazione dei candidati, confronto delle offerte e negoziazione. La domanda centrale è quale fornitore possa soddisfare i requisiti, a quali condizioni e con quali rischi.
Il prezzo è solo uno dei criteri possibili. In base all’esigenza, la valutazione può considerare anche qualità, affidabilità, capacità, conformità, sicurezza informatica e livello di servizio. Un’offerta dal prezzo più basso non è automaticamente la scelta migliore se altri fattori incidono sul valore o sul rischio.
Il procurement segue l’acquisto oltre la scelta del fornitore
Il procurement, o approvvigionamento, è la funzione più ampia che permette all’organizzazione di ottenere ciò di cui ha bisogno. In un modello comune può andare dalla definizione dell’esigenza e dalla richiesta d’acquisto alla selezione del fornitore, agli ordini, alla ricezione, ai controlli delle fatture e al pagamento.
Per chi gestisce un negozio online, questa prospettiva tiene insieme la scelta e ciò che viene dopo. Gli indicatori utili possono riguardare il rispetto delle procedure, la gestione della spesa e l’accuratezza e puntualità di ordini, ricezione e pagamenti. Non sono risultati garantiti dal nome del reparto: dipendono da come sono assegnati i compiti.
Il purchasing esegue gli acquisti approvati
Il purchasing, cioè l’attività di acquisto in senso operativo, è di norma più circoscritto del procurement. Può occuparsi di emettere ordini, seguirne la consegna, controllare quanto ricevuto e verificare le fatture. Il procurement è più ampio perché collega queste transazioni alle fasi precedenti e alla gestione del fornitore.
Costi, rischi e risultati dipendono anche dai passaggi di consegna
Il sourcing confronta il valore e i rischi delle alternative prima della scelta; il procurement mantiene sotto controllo il percorso dell’acquisto. Per esempio, se i requisiti privilegiano solo il prezzo unitario, la selezione potrebbe non tenere conto di qualità, affidabilità o servizio. Stabilire i criteri prima di confrontare le offerte aiuta a rendere esplicito questo compromesso.
La scelta del fornitore può incidere su tempi di consegna, scorte, costi logistici e continuità della fornitura. Per questo chi definisce i requisiti e valuta i fornitori dovrebbe coordinarsi con chi segue ordini e operazioni di supply chain. Per un piccolo team, mettere per iscritto i criteri e i responsabili dei passaggi evita che una decisione sui termini venga separata da ciò che serve per ricevere e gestire la fornitura.
Il confine tra sourcing e procurement cambia da un’organizzazione all’altra
Negoziazione, contratti, inserimento del fornitore e valutazione delle sue prestazioni possono rientrare nel sourcing in alcuni modelli e nel procurement in altri. La selezione del fornitore non segna quindi sempre la fine del sourcing. Un’etichetta di reparto, da sola, non chiarisce chi è responsabile del lavoro successivo.
Definisci chi approva la scelta, chi negozia e gestisce il contratto, chi emette gli ordini, chi controlla la ricezione e le fatture e chi segue i pagamenti e le prestazioni del fornitore. In una piccola attività queste responsabilità possono essere concentrate in una sola persona, ma i passaggi restano distinti.
Scegli sourcing tattico o strategico in base alla decisione
Il sourcing tattico è adatto a un’esigenza immediata e meno complessa; quello strategico considera obiettivi più ampi e di lungo periodo. IBM distingue, a titolo esemplificativo, la scelta di un fornitore di prodotti per la pulizia per una necessità stagionale dalla selezione di fornitori per componenti critici di una linea di prodotti. La differenza riguarda l’orizzonte e l’importanza della decisione, non l’obbligo di saltare i controlli d’acquisto per le spese minori.
Alcuni termini descrivono modelli diversi di approvvigionamento: outsourcing, insourcing, near-sourcing, single sourcing, global sourcing e joint venture sono tra le tipologie elencate da IBM. Indicano approcci o rapporti con i fornitori diversi, non una graduatoria di qualità.
Un esempio ipotetico: acquistare un software finanziario
Immagina che il team finanziario di un negozio online debba scegliere un software di gestione finanziaria. Per prima cosa definisce requisiti e budget. Il sourcing può avviare una richiesta di offerta, confrontare le proposte, valutare l’idoneità dei fornitori e negoziare le condizioni.
Dopo l’approvazione della scelta, il procurement può collegare la decisione alla richiesta d’acquisto, all’ordine, all’amministrazione del contratto e al pagamento. È un esempio ipotetico: mostra come la selezione possa guidare il lavoro senza esaurire l’intero processo di acquisizione.
La supply chain comprende più del procurement
La gestione della supply chain comprende sourcing e procurement, ma anche attività come pianificazione, trasformazione o produzione, logistica e coordinamento con i partner. Il Council of Supply Chain Management Professionals include queste attività nella definizione di supply chain management; APQC distingue procurement e produzione o assemblaggio nel proprio schema per i prodotti fisici.
Il procurement si occupa di ottenere beni e servizi; la produzione trasforma o assembla gli input. Per un negozio che vende prodotti fisici, acquistare i materiali necessari e pianificare come vengono trasformati e movimentati appartengono a parti diverse del lavoro.
Quale responsabilità serve al tuo negozio online?
Scegli un focus sul sourcing quando la decisione aperta riguarda quali fornitori valutare, come confrontare le offerte o quali condizioni e rischi considerare. Usa un approccio tattico per necessità immediate e semplici; valuta quello strategico quando la scelta è rilevante per obiettivi di più lungo periodo.
Scegli un focus sul procurement quando serve seguire l’intero percorso di acquisizione, dalla definizione dell’esigenza agli ordini e ai pagamenti. Coordina sourcing e procurement con le attività di supply chain quando la scelta del fornitore può influire su tempi, scorte, logistica o continuità della fornitura.
Per un negozio Shopify, la scelta del fornitore influisce anche sul flusso di lavoro dell’app. Il nostro confronto delle app di dropshipping per Shopify spiega i modelli di approvvigionamento e i costi da valutare.
